Hiểu rõ “Cut-off Time” trong xuất nhập khẩu
Cut-off time hay còn được gọi là giờ cắt máng là một thuật ngữ quan trọng trong ngành xuất nhập khẩu. Đây là thời hạn cuối cùng mà nhà xuất khẩu cần hoàn tất các thủ tục và giao hàng cho hãng tàu để hàng hóa được xếp lên tàu trong chuyến đi kế tiếp.
Những đối tượng có liên quan tới Cut off time
Những đối tượng có liên quan tới Deadtime bao gồm:
- Người mua (Bên nhập khẩu):
Là người đặt mua hàng hóa, sản phẩm.
- Người bán (Bên xuất khẩu):
Là người sản xuất và cung cấp hàng hóa, sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu người mua.
- Công ty vận chuyển:
Là đơn vị chuyên phục vụ việc vận chuyển hàng hóa từ cảng bốc hàng cho đến cảng đích.
- Nhà cung cấp vận tải đa phương thức:
Là cầu nối quan trọng giúp cho quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho/nhà máy đến cảng và từ cảng đến với người nhận được thông suốt và thuận lợi hơn.
- Hải quan:
Hải quan giữa 2 bên xuất khẩu và nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thông quan hàng hóa rời khỏi nước xuất khẩu và nhập cảnh vào nước nhập khẩu.
- Công ty bảo hiểm:
Đóng vai trò quan trọng giúp trang trải các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển.
Ý nghĩa của Cut-off Time
- Hạn chót:
Đây là thời hạn cứng nhắc, nếu quá thời hạn này, lô hàng sẽ không thể kịp chuyến tàu đó và phải chờ chuyến sau.
- Quy trình nghiêm ngặt:
Cut-off time đảm bảo cho các hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra một cách trật tự, khoa học và đúng tiến độ.
- Ảnh hưởng đến thời gian giao hàng:
Việc không nắm rõ hoặc không tuân thủ cut-off time sẽ khiến thời gian giao hàng bị kéo dài, gây ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Các loại Cut-off Time thường gặp
- Cut-off time làm thủ tục hải quan:
Là thời hạn cuối cùng để hoàn tất các thủ tục hải quan liên quan đến lô hàng.
- Cut-off time nộp chứng từ:
Là thời hạn cuối cùng để nộp các chứng từ vận tải (Bill of Lading) cho hãng tàu.
- Cut-off time giao hàng:
Là thời hạn cuối cùng để giao hàng đến cảng hoặc kho bãi của hãng tàu.
- Cut-off time VGM:
Là thời hạn cuối cùng để gửi thông tin trọng lượng xác nhận (Verified Gross Mass – VGM) cho hãng tàu.
Tại sao phải quan tâm đến Cut-off Time?
- Tránh rủi ro hàng hóa bị chậm trễ: Nếu không nắm rõ và tuân thủ cut-off time, lô hàng sẽ bị chậm trễ, gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
- Giảm thiểu chi phí: Việc hàng hóa bị chậm trễ có thể dẫn đến các chi phí phát sinh như phí lưu kho, phí demurrage, phí detention,…
- Đảm bảo uy tín: Việc giao hàng đúng hẹn giúp doanh nghiệp xây dựng được uy tín với khách hàng và đối tác.
Cách xác định Cut-off Time
- Liên hệ với hãng tàu:
Mỗi hãng tàu sẽ có quy định về cut-off time khác nhau, vì vậy cần liên hệ trực tiếp với hãng tàu để biết thông tin chính xác.
- Kiểm tra hợp đồng vận chuyển:
Trong hợp đồng vận chuyển thường có ghi rõ các thời hạn cut-off time.
- Hỏi ý kiến của forwarder:
Nếu sử dụng dịch vụ của forwarder, bạn có thể nhờ họ hỗ trợ trong việc xác định và quản lý cut-off time.
Lưu ý khi làm việc với Cut-off Time
- Lập kế hoạch chi tiết: Lập kế hoạch chi tiết cho quá trình xuất nhập khẩu, bao gồm cả việc xác định và tuân thủ các cut-off time.
- Theo dõi sát sao: Theo dõi sát sao tiến độ thực hiện các thủ tục để đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ hạn chót nào.
- Dự phòng rủi ro: Luôn dự phòng thời gian để đối phó với các tình huống phát sinh bất ngờ.
Cần phải làm gì khi không kịp Cut off time
Không kịp Closing time có lẽ là tình trạng không quá hiếm gặp hiện nay. Theo đó tình trạng này rất phổ biến và thường gặp ở các doanh nghiệp. Trong trường hợp này sẽ có một số cách giải quyết như:
- Việc có một mối quan hệ tốt với Forwarder trước đó có một ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi họ là người có tiếng nói hơn. Theo đó trong trường hợp này, Forwarder sẽ là người liên hệ trực tiếp tới bộ phận sales của hãng tàu. Họ chính là người giúp đỡ bạn nhiệt tình bằng cách liên hệ tới bộ phận OPS làm hàng ở cảng để xin thêm thời gian Closing time. Trong trường hợp gấp, bạn cũng có thể xin số điện thoại bộ phận OPS trực tiếp làm hàng ở cảng để nhờ được giúp đỡ.
- Tiếp theo cần hoàn tất các thủ tục cần thiết bao gồm:
- Xin mẫu đơn lùi deadtime có chữ ký hoặc đóng dấu của hãng tàu.
- Đưa mẫu đơn xin lùi thời gian lên bộ phận terminal của cảng để xin xác nhận.
- Bộ phận terminal sẽ tiến hành xem xét trong trường hợp này. Nếu như thấy thuận lợi, họ sẽ note vào trong sổ tàu. Trong trường hợp không thể kịp thời gian thì hãng tàu sẽ lùi đơn hàng sang một chuyến khác. Đồng thời sẽ gửi tới khách hàng thông báo về tình trạng này để khách quyết định có book hay không nhằm tránh những rủi ro mang tới cho cả 2 bên.
Tổng kết:
Cut-off time là một khái niệm quan trọng trong xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ và tuân thủ các quy định về cut-off time sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng hẹn, tránh rủi ro và tiết kiệm chi phí.
Đọc thêm: GỬI BÁNH TRÁNG MUỐI TỪ HỒ CHÍ MINH ĐI TRUNG QUỐC BẰNG SF EXPRESS
Đọc thêm: Gửi gấu bông từ Quảng Châu về Việt Nam
