Hóa đơn thương mại là một chứng từ rất quan trọng trong xuất nhập khẩu,… Chính vì vậy, việc doanh nghiệp trang bị cho mình những quy định về hóa đơn thương mại sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh thuận lợi, trôi chảy hơn.
Ngay bây giờ SFexpress sẽ làm rõ về khái niệm, nội dung, chức năng của hóa đơn thương mại cùng một số lỗi cần tránh trong quá trình áp dụng.
Hóa đơn thương mại là gì ?
Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) là một chứng từ rất quan trọng trong xuất nhập khẩu. Là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng phát hành để yêu cầu người mua hàng trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn.
Commercial Invoice ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán hay phương thức vận chuyển.
Commercial Invoice thường được lập thành nhiều bản và được sử dụng trong nhiều khâu khác nhau tại doanh nghiệp.
Commercial Invoice dùng để xuất trình cho ngân hàng khi đòi tiền hàng, xuất trình cho cơ quan hải quan để tính tiền thuế, thông quan hàng hóa.
Commercial Invoice còn xuất trình cho công ty bảo hiểm trong trường hợp tính phí bảo hiểm khi mua hàng hóa
Bản chất của hóa đơn thương mại
Nhìn chung, hóa đơn thương mại(CI) được lập và sử dụng căn cứ vào UCP 600 và phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ nội dung cần thiết.
Cụ thể, hóa đơn thương mại phải thể hiện là do người thụ hưởng phát hành (ngoại trừ trường hợp khác quy định tại Điều 38 UCP 600). Ngoài ra, Commercial Invoice phải đứng tên người yêu cầu và ghi bằng loại tiền của thư tín dụng.
Hóa đơn do doanh nghiệp tự thiết kế nên sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn và không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.
Nội dung và quy định trên hóa đơn thương mại
Trên Commercial Invoice có khá nhiều nội dung, có những nội dung bắt buộc và cũng có những nội dung được thêm vào theo yêu cầu của các bên khi đàm phán hợp đồng.
Một số nội dung chính:
– Người xuất khẩu / người gửi hàng (Exporter / Shipper): Ghi rõ tên, địa chỉ đầy đủ của người gửi hàng, tên quốc gia xuất khẩu;
– Người nhập khẩu / người nhận hàng (Importer / Consignee): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ;
– Số hóa đơn và ngày phát hành:Bắt buộc phải có 2 chỉ tiêu số và ngày hóa đơn được lập bởi người bán để làm thủ tục khai báo hải quan. Ngoài ra, người xuất khẩu hoặc nhập khẩu có thể lưu hồ sơ theo số hóa đơn
– Phương thức vận chuyển: Phải ghi rõ phương thức vận chuyển (đường không, đường biển,…)
– Điều khoản giao hàng :Nên ghi rõ điều khoản giao hàng là gì, theo bản Incoterms nào.
– Điều khoản thanh toán: Nên ghi rõ TT, TTR, LC, No Payment và đồng tiền thanh toán là USD, EUR, JPY,…
– Số lượng kiện (Packages): Ghi tổng số lượng kiện hàng của lô hàng đó, thường ghi kèm tổng trọng lượng cả bao bì.
– Các thông tin khác: Là những thông tin sử dụng để tham chiếu do các bên yêu cầu thêm vào, không bắt buộc phải có trên hóa đơn.
Chức năng của hóa đơn thương mại
Chức năng thanh toán
Mục đích chủ yếu của hóa đơn thương mại là sử dụng để thanh toán. Hóa đơn thương mại như một chứng từ hợp pháp để bên bán hàng đòi tiền từ bên mua.
Vì vậy, trên đó sẽ ghi chi tiết các nội dung liên quan đến tiền như tổng giá bằng số và chữ, giá của từng mặt hàng, đơn vị, loại tiền… và có đầy đủ con dấu, chữ ký để chắc chắn các nghĩa vụ thanh toán.
Chức năng khai giá hải quan
Một số thông tin khác như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn dùng để khai báo tờ khai điện tử.
Giá được ghi trên hóa đơn là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu
Chức năng tính số tiền bảo hiểm
Giá trên hóa đơnđược dùng để làm cơ sở tính số tiền bảo hiểm.
Một số lỗi phổ biến doanh nghiệp cần chú ý
Doanh nghiệp cần tránh những lỗi dưới đây trong quá trình áp dụng hóa đơn thương mại để không gây ảnh hưởng đến việc thông quan hàng hóa:
– Hóa đơn thương mại không thể hiện rõ điều kiện giao hàng, cảng đến, cảng đi,…
– Bên xuất khẩu hàng hóa bán hàng theo giá giao hàng (giá CIF) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và cũng không ghi những chi phí phát sinh tiếp theo.
– Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn không thể hiện số tiền được chiết khấu.
– Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu các thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại,…
Ngoài ra, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý rằng hóa đơn phải có thông tin trùng khớp với các chứng từ còn lại.
Trong trường hợp số liệu trên
không trùng khớp với các chứng từ khác sẽ làm ảnh hưởng đến tiến trình khai báo hải quan và thông quan hàng hóa.
Hóa đơn có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, là cơ sở để ghi nhận hoạt động giao dịch hàng hóa. Do đó kế toán cần nắm vững kiến thức, hiểu rõ về loại hóa đơn này để xử lý công việc nhanh chóng, linh hoạt.
